Registro ante la Cámara de Comercio y la DIAN (RUT) y obtención del NIT: Cámara de Comercio y DIAN

El importador debe pertenecer al régimen común y estar inscrito ante la Cámara de Comercio y la DIAN para obtener el registro único tributario (RUT), mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la entidad.

Para adelantar actividades de importación:

Se debe tramitar el registro especificando que usted va a importar (casilla 54 y 55). En Bogotá en la calle 75 # 15-43 (personas naturales) o en la carrera 6 # 15-32 (personas jurídicas) o en los SuperCADE. 

Clasificación arancelaria

Cada producto que se vaya a importar debe contar con la respectiva partida arancelaria que lo individualice. Es aconsejable obtener una clasificación arancelaria oficial, la cual debe solicitarse y tramitarse ante la División de Arancel de la Subdirección Técnica, de la Dirección de Aduanas (único ente autorizado para determinar la clasificación arancelaria, según el Decreto 1165 de 2019, artículo 298 y ss. y la Resolución 46 de 2019 artículo 305 y ss. de la DIAN - División de Arancel. Tel. 6-079999 Ext. 2128/2129) o a través del Arancel de Aduanas.  

La clasificación arancelaria se realiza con anterioridad, con el objetivo de que el importador pueda diligenciar los documentos respectivos y estar preparado.

Estudio de mercado y factibilidad de la importación: Importador

¿Para qué se realiza un estudio de mercado? 

Se realiza para conocer el comportamiento de un sector o producto específico en algún país del mundo. Para saber si hay oportunidades de mercado en el destino seleccionado o si se puede convertir en un proveedor potencial.  

¿De dónde se saca la información?  

Se puede obtener de fuentes oficiales como los ministerios de comercio, centros de estadística y las entidades de promoción (Procolombia, ProMéxico, Procomer). 

Detalles sobre el estudio de mercado: 

Luego de seleccionar el sector y clasificar arancelariamente dependiendo del país al cual se está dirigiendo el estudio usted debe describir el sector, es decir, analizarlo en el ámbito mundial y local, incluyendo hábitos de consumo, participación en el mercado, empresas que participan en la cadena logística, etc.

Luego, analice la producción del país exportador junto con las importaciones de los últimos 5 años, principales destinos, los principales importadores y determine la balanza comercial para conocer si es deficitaria o superavitaria. 

Al tener esta información, proceda analizando los hábitos y tendencias de consumo y el acceso al mercado, es decir, las medidas arancelarias y no arancelarias convenidas.

Las arancelarias son listas de consesiones que representan el compromiso de no cobrar derechos arancelarios superiores a los consignados y las no arancelarias son regulaciones impuestas por los gobiernos para frenar la importación y favorecer a los productores locales tales como las normas de origen, reglamentos técnicos, normas sanitarias, etc.

Por último, conozca los canales de comercialización del producto en el país, así como las marcas más reconocidas con la lista de precios para conocer el rango del costo de los productos. 

Solicitud de la cotización internacional

La solicitud es el procedimiento mediante el cual el vendedor envía un documento al comprador en el exterior, donde se incluye el precio de los productos solicitados, con todos los gastos para llevar la mercancía hasta el punto de entrega acordado previamente entre las dos partes, es decir, presentarle una oferta al exportador, después de haber generado un contacto comercial y luego de manifestar el interés en adquirirla. 

En el documento se debe precisar el Incoterm 2020 sobre el que se está cotizando para especificar los costos reales en la fabricación y distribución de la mercancía.

En Colombia, las negociaciones están autorizadas bajo tres tipos de Incoterm: FOB, franco a bordo (Free on Board); CIF, coste, seguro y flete (Cost Insurance and Freight), y CFR, coste y flete (Cost and Freight). 

Aprobación de la licencia previa, en caso de requerirse.

Recibo de la factura comercial

Es el documento administrativo soporte de la declaración tanto de exportación como de importación en la cual se fijan las condiciones de venta de las mercancías, debe ser expedida por el exportador y tener al menos información sobre el exportador, país, importador, descripción de mercancía, valor de la misma, divisa de objeto de negociación, forma y condiciones de pago, Icoterm negociado, origen de la mercancía y medio de transporte.

Todos los datos que figuren en la factura comercial deben coincidir con los de la operación de exportación e importación, lo mismo que con los de los demás documentos relacionados en la importación, tales como, lista de empaque, documentos de transporte, certificado de origen, entre otros. 

Pago de una importación

Las condiciones de pago pueden ser establecidas tanto por el exportador como por el importador y dependen de muchos factores como las necesidades de financiamiento, las regulaciones legales y cambiarias que se presentan en una operación de comercio exterior. Las formas de pago más utilizadas en una importación son la carta de crédito, giro directo, giro anticipado y cobranza, incluso tarjeta de crédito.  

Expedición del certificado de origen: Vendedor o exportador

El certificado de origen es el documento expedido por una entidad competente mediante el cual se acredita que una mercancía califica como originaria de acuerdo con las normas establecidas en los diferentes acuerdos comerciales, los cuales deben ser proporcionados por un fabricante, exportador o incluso por el importador, como es el caso de acuerdo comercial con Estados Unidos o para controlar el ingreso de mercancías que afectan la industria colombiana con una competencia desigual como es el caso de los productos a los cuales se le impuso medidas antidumping o compensatorias. La certificación de origen es el documento soporte de la importación de acuerdo con el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019.

Contratación de transporte y seguro: Importador o exportador según el término de negociación utilizado

El transporte internacional es el conjunto de medios de transporte que actúan para trasladar mercancías de un país a otro, es así como el transporte internacional incluye los medios de transporte y la infraestructura (vías, rutas). 

Para escoger el medio de transporte adecuado es necesario considerar los costos de la operación, los riesgos del traslado, el tipo de mercancía, el empaque, el embalaje, la urgencia con la que se necesita la mercancía, tarifas, manipulación, etc.  

Medios de transporte internacional 

Aspectos a tener en cuenta al comprar póliza de seguro de transporte

Conozca la naturaleza y requerimientos de la carga (perecedera, frágil, peligrosa, contaminante, a granel), el medio de transporte que va a utilizar, puertos en origen y destino, conozca el trayecto que recorrerá su carga, las horas y lugares de inicio y fin del contrato de seguro.

El empaque y embalaje deben cumplir normas internacionales y estar acorde con el tipo de producto y su manipulación.

Existen rutas que cuentan con cláusulas especiales por razones de orden público, derrumbes, etc. Una vez definido el término Incoterms que va a utilizar identifique cuáles no están cobijados por el contrato de compra venta, es así como, los incoterms no regulan el contrato de transporte; no fijan las condiciones del transporte ni los daños a la carga relacionados con este. El contrato de transporte es el que establece las obligaciones entre las partes. Si el Incoterms seleccionado contempla un seguro conozca su cobertura  

Recomendaciones:

1. Haga trazabilidad: La trazabilidad en el transporte de mercancías hace referencia a los procesos y lugares por los que va pasando un producto desde su origen hasta su destino en la cadena de suministro.

2. Contrate una aseguradora que permita conocer las condiciones del contrato: Las condiciones del contrato de seguros pueden estar contenidas en cláusulas generales, particulares y especiales.  

Las condiciones generales son los textos tipo, que utilizan las aseguradoras para expresar las estipulaciones por las que se rige el contrato como cobertura y materia asegurada, obligaciones del asegurado, declaraciones del asegurado y todos los aspectos que regulan el contrato y no son condiciones particulares del mismo. 

Las condiciones particulares singularizan la póliza especificando sus particularidades tales como requisitos de aseguramiento, materia asegurada, destino, uso y ubicación del objeto o materia asegurada, monto o suma asegurada, prima convenida y forma de pago, franquicias, deducibles o límites de cobertura y duración del seguro. 

3. Conozca los amparos del seguro expresados en la póliza: 

Es decir, los riesgos o posibilidades de siniestros cubiertos por el seguro; si se presenta el siniestro las aseguradoras pagan indemnización. 

En el caso del transporte de mercancías, dependiendo del amparo o cobertura, las pólizas pueden ser:  

Todo riesgo: cuando ampara todos los daños y la pérdida de la mercancía salvo lo expresamente excluido en el texto de la póliza.  

Amparo básico: cuando cubre accidentes del vehículo, incendio y daños o pérdidas durante las operaciones de cargue y descargue.  

Existen amparos adicionales como el “amparo de guerra” (mar y cielos internacionales) y “AMIT” (actos mal intencionados de terceros), la guerra o huelga que deben ser reconocidos como tal para hacer valer la póliza.  

Preste atención a las exclusiones del seguro y contemple el riesgo bajo esas contingencias para pactar con la aseguradora las condiciones de la póliza, conozca estas exclusiones, es decir, las situaciones en las que no hay cobertura del siniestro   Aquí

Llegada de la mercancía al TAN (transportador, agente de carga, puerto, aeropuerto o paso de frontera)

Todo medio de transporte que llegue al TAN debe arribar a lugares habilitados por la DIAN y dar aviso anticipadamente a la correspondiente dirección seccional de aduanas.

El medio de transporte, el material propio para cargue, descargue, manipulación y protección de las mercancías estará importado temporalmente pero debe ser reexportado.

La mercancía descargada es responsabilidad del transportador o del agente de carga hasta que se la entregue al depósito, declarante, importador o zona franca.

DATO CURIOSO:

Los documentos de transporte internacional más utilizados son la carta de porte por carretera o CMR, la carta de porte ferroviario o CIM, el conocimiento de embarque marítimo o Bill of Lading, la carta de porte aéreo o conocimiento de embarque aéreo, el conocimiento de embarque multimodal FBL (Forwarder Bill of Lading), Packing List, factura comercial internacional y certificado de seguros de transporte.

Entrada a depósito o zona franca

La mercancía de procedencia extranjera permanecerá durante el proceso de su importación, en depósitos habilitados para el efecto y las mismas deben ser entregadas por el transportador o el agente de carga internacional al depósito habilitado señalado en los documentos de transporte o al que él determine, si no se indicó el lugar, o al usuario operador de la zona franca donde se encuentre ubicado el usuario a cuyo nombre se encuentre consignado o se endose el documento de transporte.  

Si se presentan inconsistencias entre la planilla de envío y la carga recibida o adulteraciones, irregularidades en los empaques, embalajes y precintos aduaneros o esta se produce por fuera de los términos, el depósito o usuario operador consignará estos datos en la planilla de recepción y los transmitirá a la DIAN a través de los servicios informáticos electrónicos. 

IMPORTANTE:

La mercancía puede permanecer almacenada en depósito hasta por un mes contado a partir de la llegada de la mercancía mientras se adelantan los trámites de nacionalización por parte del declarante. Este mes puede ser prorrogado en casos especiales autorizados por la DIAN por un mes más. 

Revisión física de la mercancía: Agencia de aduanas o declarante

Es una prerrogativa que ejerce el importador o la agencia de aduanas para inspeccionar previamente las mercancías con el objeto de: 

• Extraer muestras las cuales deben ser incluidas en la declaración aduanera de dicha mercancía 
• Verificar la descripción 
• Verificar la cantidad
• Verificar el peso 
• Verificar la naturaleza
• Verificar el estado de la mercancía 

Si la DIAN determinó reconocer la carga, esta inspección se podrá realizar una vez concluido dicho reconocimiento.

Procedimiento a seguir para adelantar la inspección previa 

1. Aviso de inspección previa: antes de presentar la declaración de importación o de actualizar información de la declaración anticipada deberá avisar por los servicios informáticos electrónicos o por correo electrónico el lugar, fecha y hora de la inspección y el documento de transporte. 

2. Documento resultado de inspección previa: el importador o la agencia deben informar a la autoridad aduanera el resultado de la inspección previa en el formato “Informe de resultados de la inspección previa”, con los datos contenidos en el artículo 79 de la Resolución 46 del 2020. 

Resultados de la inspección previa 

• Mercancías en exceso o sobrantes respecto de las relacionadas en la factura comercial y demás documentos soporte de la operación comercial.  
• Mercancías diferentes o con un mayor peso, deberá dejarse constancia en el documento que contenga los resultados de la inspección previa.  
• Mercancías en exceso o con mayor peso que podrán ser reembarcadas o ser declaradas en el régimen que corresponda, con el pago de los tributos aduaneros correspondientes, sin que haya lugar al pago de suma alguna por concepto de rescate.  
• La mercancía inspeccionada previamente siempre se entenderá presentada.  

Nacionalización de la mercancía

Es el punto más importante en el proceso de importación. En este se pueden presentar una serie de situaciones como omitir datos en la descripción del producto, no presentar los documentos soporte, pasar el tiempo límite de almacenamiento o no liquidar de forma adecuada los tributos aduaneros, que pueden traer consecuencias graves como sanciones y multas o la pérdida de la mercancía. El importador puede contratar una agencia de aduanas.

La Declaración Andina de Valor en Aduana se diligencia si el valor FOB de la importación es superior a USD5.000. 

La obligación de declarar es del importador o de quien actúa por cuenta de este y se debe presentar dentro del término de un mes contado desde la llegada de la mercancía a territorio aduanero nacional o en forma anticipada a la llegada (no superior a 15 días calendario). 

Luego de pagar la declaración de importación:

Se determinará una de las siguientes situaciones: 

• Autorización de levante automático. 

• Inspección documental

• Inspección física de la mercancía 

Para las dos últimas, el declarante deberá presentarse en el depósito habilitado, para que el inspector de la DIAN verifique la mercancía y  los documentos que sustentan la importación, dentro del tiempo de permanencia en el depósito con el fin de obtener el levante. 

Si no se requiere una inspección física se habla de levante automático. Este es el acto por el cual la aduana permite a los interesados el retiro y disposición de las mercancías importadas. Este trámite ocurre en los depósitos de aduana. 

Una vez pasada la inspección o el levante automático, se autoriza el retiro de la mercancía del depósito por parte del importador o declarante, no sin antes pagar el costo de los bodegajes causados. 

Declaración Especial de Importación (Formulario 500 Especial) 

Por Declaración Especial de Importación se entenderá el documento que ampara las operaciones de importación al Territorio Aduanero Nacional desde zona franca permanente y permanente especial, de productos terminados producidos, transformados o elaborados, por usuarios industriales de bienes o usuarios industriales de bienes y servicios, solo a partir de componente nacional exportado de manera definitiva o introducidos de manera definitiva, y/o con materia prima importada. 

IMPORTANTE:

La declaración de importación se debe presentar ante la dirección seccional de aduanas o de impuestos y aduanas con jurisdicción en donde esté la mercancía a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.

Reembolso del pago de la importación y diligenciamiento de la declaración de cambio: Importador y banco

1. Canalización de divisas para el pago de la importación 

Los residentes en Colombia están obligados a canalizar a través del mercado cambiario las divisas para pagar sus importaciones, debe informar los datos mínimos de cada operación utilizando un numeral cambiario. 

El obligado a canalizar es la persona que efectuó la importación y el pago deberá hacerse directamente al acreedor o a centros o personas que adelanten en el exterior el pago internacional, residentes o no.

Tenga en cuenta que, si el importador es residente, no podrá canalizar el pago de las importaciones que hayan sido realizadas por otros. 

   Tenga en cuenta lo siguiente: 

En importaciones que requieran de transbordos para llegar al país, se debe tener en cuenta la fecha del documento de transporte del primer embarque. 

Las mercancías que ingresen al país bajo el régimen de importación temporal de corto plazo, que originen obligación de pago del bien, deberán tener la fecha de nacionalización. 

Las mercancías que ingresen al país bajo el régimen de importación temporal de largo plazo, que originen obligación de pago del bien, deben tener la fecha del documento de transporte, sin perjuicio de las disposiciones aplicables a las importaciones temporales financiadas mediante arrendamiento financiero. 

2. Pago de las importaciones 

Pago en moneda legal colombiana (operación identificada con el numeral cambiario 2060 “Pago de importaciones de bienes en moneda legal colombiana”) :

Los colombianos que estén en el exterior podrán adquirir divisas en el mercado cambiario con el producto en moneda legal colombiana recibida por sus exportaciones, diligenciando la declaración de cambio datos mínimos por servicios, transferencias y otros conceptos (formulario Nº 5), utilizando el numeral cambiario 2910. 

En las importaciones pagadas con tarjeta de crédito emitida en Colombia con declaraciones por valor superior a USD 10.000 o equivalente en otras monedas, los importadores deben informar a los intermediarios del mercado cambiario de la declaración de cambio, la cual se diligenciará por el valor total de la importación. 

Cuando el monto de la importación sea igual o inferior a USD 10.000, el comprobante de pago hará las veces de declaración de cambio.

Con tarjeta de crédito emitida en el exterior o en Colombia, cobrada en divisa: En esta operación, la declaración de cambio debe diligenciarse cada vez que se efectúe un abono para pagar el valor financiado de la importación, utilizando el numeral cambiario 2015. Cabe resaltar que no es un endeudamiento externo. 

Pagos anticipados:

Con recursos propios se usa el numeral cambiario 2017, se registra la información de los datos mínimos de la declaración de cambio por importación de bienes.

Con recursos financiados se reconoce como la entrega directa de los recursos al proveedor del exterior, los importadores deben informarle a los intermediarios del mercado cambiario los datos mínimos de la excepción de la canalización del endeudamiento, previa constitución del depósito (artículo 47 de la Resolución 1 del 2018, J.D. Banrepública). 

Las importaciones de bienes pueden ser financiadas por: 

El proveedor, los intermediarios de mercado cambiario y no residentes según los términos de la operación:

Si el pago de la importación se hace en un mes o menos (a partir del documento de transporte), se debe utilizar el numeral cambiario 2015 “Giro por importaciones de bienes ya embarcados en un plazo inferior a un mes y por importaciones de bienes pagados con tarjeta de crédito emitida en el exterior o en Colombia cobrada en divisas”, y suministrar los datos mínimos de las operaciones de cambio por importaciones de bienes.

Si el pago de las importaciones de bienes se efectúa entre un mes y 12 meses (a partir del documento de transporte), se utiliza el numeral cambiario 2022 “Giro por importaciones de bienes ya embarcados en un plazo superior a un (1) mes e inferior o igual a doce (12) meses, financiadas por proveedores u otros no residentes, o pagadas con tarjeta de crédito emitida en el exterior cobrada en divisas” o el numeral 2023 “Giro por importaciones de bienes ya embarcados en un plazo superior a un (1) mes e inferior o igual a doce (12) meses, financiadas por intermediarios del mercado cambiario, o pagadas con tarjeta de crédito emitida en Colombia cobrada en divisas” e informar los datos mínimos de las operaciones de cambio.

Si el pago de las importaciones de bienes se hace después de 12 meses (luego del documento de transporte) se usa el numeral cambiario 2024 “Giro por importaciones de bienes ya embarcados en un plazo superior a los doce (12) meses, financiadas por proveedores u otros no residentes, o pagadas con tarjeta de crédito emitida en el exterior cobrada en divisas” o el numeral 2025 “Giro por importaciones de bienes ya embarcados en un plazo superior a los doce (12) meses, financiadas por intermediarios del mercado cambiario, o pagadas con tarjeta de crédito emitida en Colombia cobrada en divisas”.